Sudah Siap Daftar? Ini 12 Dokumen Wajib Pendaftaran CPNS yang Sering Terlupa!

Sudah Siap Daftar? Ini 12 Dokumen Wajib Pendaftaran CPNS yang Sering Terlupa!

Pendaftaran CPNS selalu menuntut ketelitian, terutama dalam hal dokumen wajib. Meski CPNS 2025 belum dibuka, calon peserta sudah bisa memulai persiapan untuk CPNS 2026, termasuk menyiapkan dokumen penting sejak sekarang. Dokumen wajib seperti ijazah, transkrip nilai, KTP, surat keterangan pengalaman kerja, hingga dokumen pendukung lain, sering menjadi syarat utama dalam proses pendaftaran dan seleksi administrasi. Dengan mempersiapkan dokumen wajib secara rapi, lengkap, dan sesuai format yang ditentukan, calon peserta dapat menghindari kendala administratif yang bisa menghambat peluang lolos seleksi. Artikel ini akan membahas dokumen-dokumen wajib yang perlu dipersiapkan, tips pengelolaannya, dan langkah-langkah praktis agar saat pendaftaran CPNS 2026 dibuka, setiap calon peserta siap dengan percaya diri.

Baca Juga: 5 Kebiasaan Peserta Lolos CPNS yang Wajib Kamu Tiru Mulai Sekarang

1. Kartu Tanda Penduduk (KTP)

KTP adalah salah satu dokumen wajib identitas utama peserta. Pastikan:

• Masih berlaku hingga saat pendaftaran.
• Tulisan dan foto jelas terbaca, terutama jika discan berwarna.
• Hasil scan KTP harus rapi dan tidak terpotong, karena sistem SSCASN membaca data secara otomatis.

Tips: Simpan file KTP dengan nama yang jelas, misal: KTP_NamaLengkap.pdf, agar mudah diunggah saat pendaftaran.

2. Kartu Keluarga (KK)

Dokumen wajib selanjutnya adalah KK digunakan untuk memverifikasi data pribadi dan keluarga. Hal yang perlu diperhatikan:

• Data harus sama dengan KTP dan ijazah (nama lengkap, tanggal lahir, dan status keluarga).
• Perbedaan sekecil apa pun bisa membuat administrasi kamu gugur.

Tips: Jika ada perubahan nama atau data, urus surat keterangan resmi sebelum pendaftaran. Scan KK dengan resolusi cukup agar jelas dibaca sistem.

3. Ijazah Terakhir dan Transkrip Nilai

Ini menunjukkan kualifikasi pendidikan sesuai formasi yang dilamar. Pastikan:

• Scan dokumen dari pendidikan terakhir (SMA/SMK/D3/S1/S2) sesuai formasi.
• Format file PDF dan ukuran file harus sesuai ketentuan SSCASN (biasanya maksimal 200–300 KB).
• Pastikan data pada ijazah dan transkrip terbaca jelas dan tidak buram.

Tips: Simpan file dengan nama: Ijazah_NamaLengkap.pdf dan Transkrip_NamaLengkap.pdf agar mudah diunggah dan tidak salah dokumen.

4. Pas Foto Terbaru

Foto formal menjadi salah satu persyaratan wajib. Perhatikan:

• Latar belakang sesuai pengumuman (biasanya merah atau biru).
• Wajah harus terlihat jelas, ekspresi netral, dan berpakaian rapi.
• Ukuran dan resolusi sesuai ketentuan SSCASN.

Tips: Gunakan jasa foto profesional atau kamera dengan resolusi tinggi. Simpan file dengan nama: PasFoto_NamaLengkap.jpg.

5. Surat Lamaran

Surat lamaran adalah dokumen wajib resmi yang ditujukan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) di instansi tujuan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Gunakan format resmi yang biasanya tersedia di portal SSCASN.
• Tuliskan data diri, pendidikan terakhir, dan formasi yang dilamar dengan jelas.
• Periksa kembali tanda tangan dan tanggal surat agar sesuai ketentuan.

Tips: Simpan file dalam format PDF dengan nama: SuratLamaran_NamaLengkap.pdf. Pastikan tidak ada kesalahan ketik karena ini dokumen pertama yang dilihat PPK.

6. Surat Pernyataan

Beberapa instansi mewajibkan surat pernyataan, biasanya berisi:

• Tidak pernah dihukum.
• Tidak terlibat narkoba.
• Bersedia ditempatkan di mana pun sesuai kebutuhan instansi.

Tips:

• Gunakan format resmi dari portal SSCASN atau instansi.
• Tanda tangan di atas materai jika diminta.
• Scan dokumen dengan jelas agar semua teks terbaca dengan baik.
• Simpan file: SuratPernyataan_NamaLengkap.pdf.

7. Dokumen Pendukung Akreditasi Kampus atau Prodi

Beberapa formasi, terutama yang membutuhkan kualifikasi akademik tertentu, meminta bukti akreditasi:

• Pastikan ijazah atau transkrip berasal dari kampus atau program studi yang terakreditasi BAN-PT.
• Sertakan surat atau bukti resmi akreditasi jika diminta.

Tips: Simpan scan akreditasi dalam file terpisah: Akreditasi_NamaProdi.pdf. Ini penting agar tidak gugur di tahap seleksi administrasi.

8. Sertifikat Kompetensi (Jika Diperlukan)

Beberapa posisi, misalnya guru, tenaga kesehatan, atau teknisi, membutuhkan sertifikat kompetensi:

• Pastikan sertifikat masih berlaku saat pendaftaran.
• Gunakan sertifikat resmi dan diakui oleh lembaga terkait.

Tips:

• Scan sertifikat dengan resolusi jelas dan simpan dengan nama file: Sertifikat_NamaLengkap.pdf.
• Jika ada beberapa sertifikat, buat folder khusus agar mudah diunggah saat pendaftaran.

9. SKCK (Surat Keterangan Catatan Kepolisian)

SKCK menjadi bukti bahwa peserta tidak memiliki catatan kriminal, salah satu syarat penting dalam pendaftaran CPNS.

Tips Persiapan:

• Pastikan SKCK masih berlaku saat pendaftaran dibuka. Biasanya masa berlaku SKCK adalah 6 bulan sejak diterbitkan.
• Urus SKCK di Polres atau Polsek setempat. Beberapa daerah sudah menyediakan layanan online, tapi tetap cek keaslian dokumen wajib tersebut.
• Scan SKCK dengan jelas agar seluruh data dan stempel terbaca.
• Simpan file dengan nama: SKCK_NamaLengkap.pdf.

10. Surat Keterangan Sehat

Surat ini diterbitkan oleh rumah sakit pemerintah atau puskesmas untuk membuktikan peserta sehat jasmani dan rohani, dan biasanya diperlukan pada tahap akhir seleksi.

Tips Persiapan:

• Lakukan pemeriksaan kesehatan di fasilitas resmi agar surat diterima instansi.
• Pastikan tanggal pemeriksaan sesuai dengan persyaratan pendaftaran (beberapa instansi mewajibkan surat tidak lebih dari 3 bulan sebelum pendaftaran).
• Scan surat dengan jelas, terutama bagian tanda tangan dokter dan stempel.
• Simpan file dengan nama: SuratSehat_NamaLengkap.pdf.

11. Dokumen Disabilitas (Jika Relevan)

Bagi pelamar dengan disabilitas, ada dokumen wajib khusus yang perlu disiapkan:

• Surat keterangan medis dari rumah sakit pemerintah yang menyatakan jenis dan tingkat disabilitas.
• Surat ini digunakan untuk menyesuaikan formasi yang dilamar dan memastikan fasilitas seleksi dapat mendukung kebutuhan peserta.

Tips Persiapan:

• Pastikan surat diterbitkan oleh rumah sakit pemerintah resmi.
• Sertakan keterangan jelas mengenai jenis disabilitas sesuai persyaratan formasi.
• Scan dokumen dengan jelas, terutama bagian stempel dan tanda tangan dokter.
• Simpan file: SuratDisabilitas_NamaLengkap.pdf.

12. Dokumen Tambahan Instansi Tertentu

Beberapa instansi memiliki persyaratan khusus selain dokumen standar, misalnya:

• Portofolio untuk posisi kreatif atau teknis.
• Sertifikat bahasa Inggris atau komputer bagi posisi yang membutuhkan kemampuan tambahan.
• Surat pengalaman kerja untuk jabatan tertentu atau posisi fungsional.

Tips Persiapan:

Periksa pengumuman resmi instansi terkait persyaratan tambahan.

• Scan dokumen tambahan dengan jelas dan simpan sesuai kategori.
• Gunakan format file PDF atau JPG sesuai ketentuan instansi.
• Beri nama file yang rapi, misal: Portofolio_NamaLengkap.pdf atau SertifikatBahasa_NamaLengkap.pdf.

Kesalahan yang Sering Terjadi dan Cara Menghindarinya

1. Upload dokumen tidak sesuai format: Banyak peserta mengunggah dokumen dalam format selain PDF atau ukuran file terlalu besar.

2. Nama di dokumen tidak konsisten: Misalnya, nama di KTP berbeda dengan ijazah atau transkrip nilai. Hal ini bisa membuat administrasi ditolak.

3. Mengunggah dokumen palsu atau diedit: Beberapa peserta mencoba mengedit ijazah atau sertifikat agar memenuhi persyaratan. Ini sangat berisiko dan bisa membuat pelamar diblacklist selamanya.

Mempersiapkan dokumen wajib CPNS 2026 dengan cermat sejak sekarang adalah langkah penting untuk meningkatkan peluang lolos seleksi administrasi. Mulai dari KTP, ijazah, transkrip nilai, hingga dokumen tambahan seperti SKCK, surat keterangan sehat, dan sertifikat kompetensi, semuanya harus lengkap, rapi, dan sesuai format yang ditentukan. Dengan persiapan yang matang, calon peserta tidak hanya mengurangi risiko kesalahan administrasi, tetapi juga dapat mengikuti proses seleksi dengan lebih percaya diri. Mulailah menyiapkan dokumen wajib sejak sekarang, periksa kembali setiap detail, dan pastikan semua persyaratan terpenuhi agar ketika pendaftaran CPNS 2026 resmi dibuka, setiap langkah sudah siap di tangan.